Dokumentationsanforderungen
Allgemeines
Das Qualitätsmanagementsystem ist der Gesamtorganisation unseres Unternehmens angepasst und besteht aus folgenden qualitätsrelevanten Dokumenten
• QM - Handbuch (QMH)
• Prozessbeschreibungen (Pb)
• Arbeitsanweisungen (AA) und Formblätter
• Nachweisdokumente (Qualitätsaufzeichnungen)
• qualitätsrelevante Stellenbeschreibungen
Das Verfahren zur Erstellung, Prüfung, Freigabe und Lenkung der vorhandenen qualitätsrelevanten Dokumente ist im nachfolgenden Abschnitt des Handbuchs beschrieben.
Qualitätsmanagementhandbuch
Das Unternehmen
Prozessbeschreibungen / Verfahrensanweisungen
für Gruppen von Mitarbeitern
Arbeitsanweisungen
für einzelne Mitarbeiter
Nachweisdokumente
nachprüfbare Aufzeichnungen, die beweisen, dass unsere Festlegungen
mit unseren Tätigkeiten übereinstimmen
Lieferschein, Rechnung, Wartungsprüfung, Qualitätsprüfung, Bestellung etc.
Qualitätsmanagementhandbuch
Das Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) enthält
• die Qualitätspolitik und die Qualitätsziele zur Sicherstellung der geforderten Qualität der Produkte und Dienstleistungen,
• die Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie
• die Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen zur Wahrnehmung der Qualitätsmanagementaktivitäten aller an der Wertschöpfung beteiligten Stellen im Unternehmen.
Das Handbuch dient:
• zur Information über das Qualitätsmanagementsystem nach innen und außen,
• als Basis und Schnittstelle für die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems (Beziehungsmatrix zu den Verfahrensanweisungen),
• als Schulungsgrundlage (Überblick für neue Mitarbeiter),
• als Grundlage für die Planung interner und externer Audits. Die Gliederung der Kapitel entspricht der Norm DIN EN ISO 9001:2008
Prozessbeschreibung (Pb) / Verfahrensanweisungen (VA)
Die teilweise bereichsübergreifenden Prozessbeschreibungen (Pb) / Verfahrensanweisungen (VA) umfassen Weisungen und Ablaufdarstellungen von prozessorientierten, kritischen, d.h. qualitätsrelevanten Aktivitäten in der Wertschöpfungskette der Firma Backfabrik Knusper.
Die kritischen Aktivitäten wurden:
• im Vorfeld in einer umfassenden Bestandsaufnahme in allen Bereichen des Unternehmens ermittelt,
• in anschließenden Workshops (Gruppengesprächen) mit den betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern der Firma verifiziert und verabschiedet
Besonderes Augenmerk wurde dabei auf die Identifizierung, Überprüfung und Erfüllung der internen Kunden-Lieferantenverhältnisse gelegt. Die Ernennung von Prozessverantwortlichen trägt den daraus entstehenden Anforderungen an interne Koordination und Moderation Rechnung. Diese, alle Unternehmensebenen erfassende Vorgehensweise, bildet die Grundlage zur Umsetzung der genannten Qualitätsziele des Qualitätsmanagementsystems unseres Unternehmens.
Arbeitsanweisungen (AA)
Die Arbeitsanweisungen (AA) sind detaillierte arbeitsplatzbezogene Beschreibungen einzelner Tätigkeiten.Hauptaufgabe der Arbeitsanweisungen ist die Konkretisierung von in den Prozessbeschreibungen formulierten Schritten. Sie enthalten alle nötigen Angaben zu deren Durchführung, d.h. auch das betreffende organisatorische und technische Firmen-Know-how. Zusammen mit den Formblättern sind die Arbeitsanweisungen das Handwerkszeug unserer Mitarbeiter.
Nachweisdokumente
Qualität wird erzielt durch:
- Einsatz von sachkundigem Personal
- Angemessene Planung
- Verwendung von geeigneten Werkzeugen und Verfahren
- Zugehörige Bestimmungen der Arbeits- u. Prüfanforderungen sowie die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien (z.B. Ex- Schutz – Richtlinie 94/9/EG) entsprechende Aufsicht und technische Weisungen
Qualität wird während und nach Vollendung der geforderten Maßnahmen durch Überprüfung und Überwachung der Arbeitsaktivitäten und den daraus entstehenden schriftlichen Unterlagen nachgewiesen. Die Qualitätsnachweise werden von kompetenten Mitarbeitern ausgeführt, die unmittelbar mit der Durchführung der Arbeiten beauftragt waren.
Im Einzelnen werden diese Qualitätsaufzeichnungen die im Rahmen der "Selbstprüfung" erstellt werden, für Qualitätsnachweise herangezogen. Weitere Nachweisdokumente
können Lieferschein, Rechnung, Wartungsprüfung, Qualitätsprüfung, Bestellung etc. sein.
Lenkung von Dokumenten
Ziel der Dokumentation
Die von der Firma Backfabrik Knusper getroffenen Regelungen zur Lenkung von Qualitätsdokumenten stellen das wirksame Funktionieren des Qualitätsmanagementsystems sicher.
Ordnungsgemäß gelenkte Qualitätsdokumente sind Anleitungen zur Erfüllung der Kundenanforderungen und Instrumente zur Überwachung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems.
Geltungsbereich
Die Regelungen für die Erstellung, Freigabe, Einführung und Pflege von Qualitätsdokumenten (Dokumentationskonzept) sowie die Verfügbarkeit und das Änderungswesen (Dokumentenlenkung) gelten in allen Bereichen der Firma Backfabrik Knusper.
Begriffsdefinition
• Qualitätsdokumente sind qualitätsrelevante Dokumente zum Aufbau und Erhalt des Qualitätsmanagementsystems, für deren Lenkung der Qualitätsbeauftragte verantwortlich ist.
• Qualitätsaufzeichnungen sind qualitätsrelevante Dokumente zur Erfüllung der Kundenanforderungen, für deren Lenkung die Prozessverantwortlichen zuständig sind.
Der Qualitätsbeauftragte ist nur für die Überwachung der Lenkung verantwortlich.
Mitgeltende Unterlagen:
Verfahrensanweisung -Prozessbeschreibung
VA 01
VA 08
VA 11
VA 15
Lenkung von Aufzeichnungen
Erstellung, Freigabe, Einführung, Pflege
Qualitätsdokumente werden in Zusammenarbeit der Bereiche mit dem Qualitätsbeauftragten und/oder Explosionsschutzbeauftragten erstellt, herausgegeben und an die betreffenden Mitarbeiter verteilt. Dabei ist die Erstellung der Dokumente Aufgabe aller Mitarbeiter. Die Prüfung führt der Verfahrensverantwortliche mit Unterstützung durch den Qualitätsbeauftragten durch. Gleiches gilt für die Anweisung der Bereichsmitarbeiter zur Einführung, Einhaltung und Weiterentwicklung/Pflege der Dokumente.
Die Aufnahme in den Änderungsdienst erfolgt durch den Qualitätsbeauftragten, der das Qualitätsdokument freigibt.
Dokumentationslenkung
Ordnungssystematik
Alle Qualitätsdokumente des Qualitätsmanagementsystems sind mit einer Identifikationsnummer (Dokumentennummer) und einem Dokumentennamen versehen.
Die Nummern der verschiedenen Qualitätsdokumente sind wie folgt aufgebaut:
• Dokumentennummer des QM - Handbuch Beispiel "Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) - Revision A / Datum (letzte Änderung)
• Dokumentennummer von Verfahrensanweisungen VA = Verfahrensanweisung XX = Nummer der VA (Nr. ist identisch mit dem Abschnitt im Handbuch) 01.01.01 = Datum (Ausgabedatum) A = Revisionsstand
• Dokumentennummer von Prozessbeschreibungen Pb = Prozessbeschreibung 0XXX = Nummer der Pb (Nr. ist identisch mit dem Abschnitt im Handbuch) Änderungsdatum
= Revisionsstand
• Dokumentennummer von Arbeitsanweisungen: AA = Arbeitsanweisung 001 = Laufende Nummer der Arbeitsanweisung z.B. „a“ = Revisionsstand (Revisionsstand)
• Dokumentennummer von Formblättern: 0001-"Name/Titel" (=fortlaufende Nummern) 01/01/01 = Ausgabe 01/01/01 (Revisions- und/oder Ausgabedatum)
Von dieser Kennzeichnungssystematik ausgenommene Qualitätsdokumente sind:
• Direktionsanweisungen
• EDV-Benutzerhandbücher
• Bereichsordner
Verfügbarkeit der Dokumente
Die Verfügbarkeit der Qualitätsdokumente ist durch die Festlegung eines bedarfsgerechten Verteilers gewährleistet.
Für das Vorliegen im Bereich sind die Leiter der Bereiche zuständig. Es erfolgt keine physische Ausgabe des Qualitätsmanagementhandbuchs sowie der Prozessbeschreibungen durch den QMB. Die Verfügbarkeit erfolgt über das Intranet der Firma Backfabrik Knusper. Die Informationsweitergabe und ggf. der Ausdruck der Qualitätsdokumente innerhalb der Abteilungen obliegt den Abteilungsleitern. Die Verantwortung zur Aktualisierung von nicht mehr aktuellen Unterlagen damit ebenfalls. Die Ausgabe der sonstigen Dokumente (Formblätter, Arbeitsanweisungen, Qualitätsaufzeichnungen, etc.) erfolgt durch den Qualitätsbeauftragten. Qualitätsdokumente die von dieser Kennzeichnungssystematik ausgenommen sind, werden vom jeweiligen Herausgeber bzw. Ersteller verteilt.
Änderungswesen
Für die Durchführung von Änderungen bei Pflege und Weiterentwicklung der Qualitätsdokumente sind alle Mitarbeiter verantwortlich. Bei Änderungen werden die Dokumente durch die Stellen geprüft, die auch die Prüfung der Erstausgabe vorgenommen haben, es sei denn, eine andere Stelle wird dazu benannt. Die Freigabe erfolgt wie bei der Neuerstellung durch den Qualitätsbeauftragten. Der Qualitätsbeauftragte sichert den ordnungsgemäßen Ablauf des Änderungsverfahrens sowie den Austausch und die Neuausgabe der Dokumente.
